Gerade herrscht wieder „busy season“, der Zeitraum, in dem unabhängige Wirtschaftsprüfer die Jahresabschlüsse von Unternehmen auf Herz und Nieren prüfen.

Als „notwendiges Übel“ empfänden viele Unternehmer die Jahresabschlussprüfung, sagt Jürgen Gold, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Becker Büttner Held. Er versucht, seinen Mandanten zu vermitteln, dass der Prüfvorgang vorteilhaft für das Unternehmen ist: „Die zentrale Frage lautet: Wie kann ich dem Unternehmen über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung einen Mehrwert verschaffen?“ Wer Gläubigern rechtzeitig die Zahlen des abgelaufenen Jahres präsentiere, könne sich günstigere Kredite sichern; und Anteilseigner könnten durch die bessere Informationslage sinnvollere Entscheidungen treffen.
 
Doch bevor geprüft werden kann, will der Jahresabschluss erst einmal erstellt werden. Schon dieser Schritt mag manch einem Unternehmer Bauchschmerzen bereiten. Dass der Steuerberater einen Schuhkarton mit einem bunten Sammelsurium an Rechnungen, Verträgen und Belegen überreicht bekomme, sei selten, so Martina Hagemeier, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin bei bdp Bormann, Demant & Partner. Dennoch gibt es gängige Fehler, die es zu vermeiden gilt. Grundvoraussetzung, damit sich der Steuerberater schnell zurechtfindet, ist die korrekte Ablage. Vier Ordner müssten laut Hagemeier in jedem Unternehmen im Schrank stehen: einer für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, einer für die Bank mit Unterteilung nach einzelnen Konten, ein Kassenordner und ein Auslagenordner, in den etwa Belege für Reisekosten gehören. Keine Buchung ohne Beleg – wird er nicht mehr gefunden, kann auch keine Buchung erfolgen. Im Zeitalter der Elektronik sei das einfacher geworden: Nun könne man dank Software schon unterjährig den Beleg direkt an den entsprechenden Buchungssatz hängen. Die Verwendung von Software für laufende Buchungen oder eine Mischung aus EDV und manueller Ablage seien eine Arbeitserleichterung für Unternehmer und Steuerberater.

Die Kommunikation zwischen Mandant und Prüfer
ist extrem wichtig

Mit der Prüfung zeigt sich, ob die Buchführung zahlenmäßig korrekt ist und ob auf den richtigen Konten gebucht wurde. „Das Leid des Wirtschaftsprüfers sind unabgestimmte Konten – etwa ‚durchlaufende Posten’, auf denen alles erst einmal gesammelt wird.“ Auch Belege, die zwar gebucht, aber nicht mehr auffindbar seien, kämen häufig vor. Oft seien Konten unzureichend beschriftet oder der Buchungstext nicht aufschlussreich. „Für den Prüfer ist es dann schwerer“, so Hagemeier, „sich in der Buchhaltung einen Überblick zu verschaffen.“ Sowohl der Steuerberater, der den Jahresabschluss erstellt, als auch der Wirtschaftsprüfer, der ihn anschließend unter die Lupe nimmt, freuen sich über eine strukturierte Ablage und die Minimierung von Papierkrieg durch elektronische Hilfsmittel. Nicht zuletzt sei die Kommunikation zwischen Mandant und Berater oder Prüfer „extrem wichtig“, so Jürgen Gold. Es erhöhe immens die Prüfungsqualität, wenn ein offenes, kommunikatives Verhältnis gepflegt werde.

Spätestens zum Geschäftsjahr 2013 soll die E-Bilanz kommen. 2012 wird noch die „Nichtbeanstandungsregelung der Papiereinreichung“ angewandt, dann müssen Jahresabschlüsse elektronisch an die Finanzbehörden übermittelt werden. Dabei wird eine tiefere Gliederung des Jahresabschlusses verlangt als bisher. Bei DATEV, Anbieter einer der gängigsten Finanzbuchführungs-Software, rät man, die Buchhaltung so einzustellen, dass die von der Verwaltung geforderten Informationen möglichst schon in der laufenden Buchführung gesammelt werden.

Wer also die Ratschläge zur ordnungsgemäßen Buchführung beherzigt, dürfte der nächsten Prüfungssaison ganz entspannt entgegenblicken.

Christina Horst
redaktion@berlin-maximal.de


Aus der Ausgabe 6 / 2012