Und der Gewinner ist ...

Öffentliche Ausschreibungen sind für Uwe Heß eine Art Glücksspiel. Zwei Mal hat er den Zuschlag erhalten, viel öfter jedoch ging er leer aus. „Die Erfolgschancen sind nicht sehr groß“, resümiert der Chef der Hausverwaltungs- und Servicegesellschaft Marzahner Tor. Vor allem im Bereich Handwerkerleistungen sei die Konkurrenz zu groß, findet Heß. „Da gibt es immer jemanden, der den Preis unterbietet.“

So wie Heß geht es vielen Berliner Unternehmern. Einerseits wollen sie vom enormen Potenzial öffentlicher Aufträge profitieren, denn immerhin beträgt das Volumen der Ausschreibungen alleine in Berlin jährlich vier bis fünf Milliarden Euro. Auf der anderen Seite weiß jeder Firmeninhaber, der sich um öffentliche Aufträge bemüht, dass die Auftraggeber hohe Anforderungen stellen. „Ein Unternehmen kann mit öffentlichen Aufträgen viel Geld verdienen – aber die Spielregeln sind hart“, fasst es Sibylle Kubale von Berlin Partner zusammen.

Die ersten Tücken lauern bereits zu Anfang, wenn es darum geht, wo und wie man von den interessanten Ausschreibungen erfährt. Auf den ersten Blick ist das ein Kinderspiel. Schließlich kann man auf Internetportalen (www.vergabeplattform.berlin.de, www.deutsches-ausschreibungsblatt.de, ted.europa.eu) recherchieren oder die Abonnements der Ausschreibungsdienste (www.europeantenders-berlin.de oder www.dtad.de) in Anspruch nehmen. Auf diese Weise erfährt man von mehreren hunderttausend Aufträgen pro Jahr. Das Problem ist nur: „Das sind fast schon zu viele Informationen“, sagt Burkhard Kühn, Inhaber der auf öffentliche Auftragsvergabe spezialisierten Unternehmensberatung Kühn. An möglichst vielen Ausschreibungen teilzunehmen sei „rausgeworfenes Geld“, so der Experte. Genauso wenig effektiv sei es, sich ohne genauere Kenntnisse über das Projekt zu bewerben. „Das kann man allenfalls als Übung betrachten“, sagt Kühn.

An zu vielen Ausschreibungen teilzunehmen
ist rausgeworfenes Geld

Besser ist es, sich auf Projekte zu konzentrieren, für die man die Kapazitäten hat, und auf die Auftraggeber, die regelmäßig Leistungen ausschreiben, die zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören. Mit diesen Auftraggebern sollte der Unternehmer unbedingt Kontakte pflegen. Der regelmäßige Austausch eröffnet ihm die Chance, frühzeitig von geplanten Ausschreibungen zu erfahren. Außerdem kann er zusätzliche Informationen zum Projekt einholen oder eigene Ideen einbringen. „Ein Unternehmer sollte ruhig auf den Auftraggeber zugehen und ihm zeigen, welche besonderen Leistungen er bietet“, sagt Kühn.

Ein guter Draht zu den Entscheidern hilft aber auch während des Verfahrens. Wenn die Anforderungen in den Unterlagen zum Beispiel nicht eindeutig formuliert sind, lohnt es sich, zum Telefonhörer zu greifen. Ein klärendes Gespräch ist allemal besser als sich später über eine verpasste Chance zu ärgern – oder einen Auftrag an Land zu ziehen, den man gar nicht erfüllen kann, etwa weil man mit Firmen konkurriert, deren Leistungsprofil weitaus besser auf die Anforderungen passt. In diesen Fällen sollte man lieber die Segel streichen.

Ist das Unternehmen hingegen gut aufgestellt, sollte es seine Vorzüge auch herausstellen. Allerdings nicht in Form von 50 Seiten dicken Firmenbroschüren sondern durch eine kurze, aber aussagekräftige Selbstdarstellung. „Hilfreich ist, sich in die Gedankengänge der Auftraggeber hineinzuversetzen“, sagt Kühn. Das ist nicht immer leicht, ermöglicht aber, die eigene Firma ins beste Licht zu rücken. Zumal eine Ausschreibung ansonsten keinen Raum für eine individuelle Darstellung lässt.

Im Gegenteil: „Bei der Teilnahme an einer Ausschreibung ist es wichtig, die Formalitäten strikt einzuhalten“, sagt Christine Nitschke von der IHK Berlin. „Vor allem gilt es, die Eignungsnachweise zu erbringen“, sagt sie. Dabei müssen die Unterlagen nicht nur vollständig sondern auch aktuell sein (meist nicht älter als drei Monate) und außerdem pünktlich abgeliefert werden. Wer nur fünf Minuten zu spät dran ist, fliegt raus. Die Praxis zeigt jedoch, dass viele Angebote an diesen formalen Voraussetzungen scheitern. Häufig fehlen Unterschriften oder Preisangaben, bleiben einzelne Positionen unausgefüllt, die Angaben widersprechen sich oder sind uneindeutig.

Solche Flüchtigkeitsfehler sind ärgerlich, sie zu vermeiden ist oberstes Gebot. Aussichten auf den Zuschlag hat ein Unternehmen aber trotz Einhaltung aller Formalitäten nur dann, wenn der Preis stimmt. Mit allzu spitzem Bleistift sollte man dennoch nicht kalkulieren. Lukrativ ist ein Auftrag schließlich nur dann, wenn er sich rechnet.

Sabine Hölper


Firmeninfo

Unternehmensberatung Kühn
Inhaber: Burkhard Kühn
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Aus der Ausgabe 5 / 2008