Es geht in die Holzklasse

Fliegen trotz Krise: Ein Reisemanagement senkt die Kosten um 30 Prozent. Foto: ddp

Im Hotel reicht es plötzlich nur noch für drei Sterne, statt Business Class fliegen Manager in der Holzklasse, und Videokonferenzen, welch segensreiche Erfindung in diesen Tagen, ersetzen reale Treffen vor Ort.

Die Finanzkrise wirkt sich immer massiver auf Geschäftsreisen aus. Es wird gespart, wo es nur geht. In einer Umfrage des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) geben 44 Prozent der befragten Unternehmen an, stärker auf die Kosten von Geschäftsreisen zu achten. Jedes fünfte Unternehmen hat wegen der wirtschaftlichen Lage sogar alle Reisen ganz gestrichen, die nicht unbedingt notwendig sind.

Vor der Krise fanden viele Lustreisen statt. Jetzt gibt es endlich ein Kostenbewusstsein

„Der Geschäftsreisemarkt bleibt ein verlässlicher Indikator der wirtschaftlichen Lage“, sagt VDR-Präsident Dirk Gerdom. „Er ist saisonunabhängig und weniger krisenanfällig, weil Mobilität von Mitarbeitern im Zeitalter der Globalisierung unabdingbar ist. Wenn der Geschäftsreisemarkt jedoch einbricht, ist die Finanzkrise schließlich bei den Unternehmen angekommen.“ Da Geschäftsreisen rund 30 Prozent der Betriebskosten ausmachen, sehen viele Unternehmen gerade an dieser Stelle große Einsparpotenziale.

Für Sebastian von Stein, Travel-Management-Berater, ist dies nicht nur eine negative Entwicklung. „Vor der Krise gab es viele Lustreisen. Viele Mitarbeiter hatten die Einstellung: Wenn ich mich hier schon tot arbeite, dann will ich wenigstens eine schöne Reise haben“, sagt von Stein. „Die jetzige Krise führt endlich zu einem Kostenbewusstsein.“ Und das, so von Stein, kann sich durchaus auszahlen: Ein effizientes Reisemanagement senkt die Kosten um 20 bis 30 Prozent, rechnet der Berater vor. Heißt: Es kommt auf die Ausgestaltung der Geschäftsreisen an – und darauf, sich mit dem Thema intensiv zu befassen. Doch genau an diesem Punkt hakt es schon bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen.

„Viele Firmen vernachlässigen dieses Thema komplett. Sie reisen lieber weniger, als sich in dem Bereich einmal richtig zu organisieren“, sagt Michael Becker, Geschäftsführer der e-Travel GmbH aus Berlin. „Oftmals gibt es auch gar keine zentrale Stelle, die sich darum kümmert, sondern jeder Mitarbeiter bucht seine Reise und sein Hotel über das Internet selbst.“ 

An erster Stelle eines effizienten Reisemanagements sollte daher die genaue Fragestellung stehen: Wer reist wann und warum wohin? Diese Analyse verschafft nicht nur einen guten Überblick, sondern sie kann auch als Grundlage für Vertragsverhandlungen mit Hotels oder Airlines genutzt werden.

Auch hier haben kleine und mittelständische Unternehmen noch Nachholbedarf, sagt Becker. „Nur zwölf Prozent der Unternehmen verhandeln überhaupt.“ Dabei verschenken sie bares Geld. Denn wenn man Ausgaben bündelt, können bei Reiseanbietern hohe Rabatte herausgehandelt werden. „Zehn Prozent“, sagt Becker, „sind auf jeden Fall immer drin“.

Ein weiterer Ansatzpunkt, Kosten zu senken, sind Firmenkreditkarten. Viele Unternehmen statten ihre Mitarbeiter immer noch mit einem Reisekostenvorschuss aus, damit diese vor Ort bar bezahlen können. „Vorschussunwesen nennen wir das in der Branche“, sagt Berater von Stein und lacht. Reisekostenvorschüsse sind nämlich nicht nur aufwändig in der Verwaltung und Abrechnung, sondern sie sind auch extrem unsicher. Eine Alternative dazu sind Firmenkreditkarten. Sie schonen die Liquidität des Unternehmens und schaffen zudem eine Transparenz über die Ausgaben.

Auch bei den indirekten Kosten, also den Kosten für die Buchung und Abrechnung einer Reise, können die Unternehmen viel Geld einsparen. Spezielle Softwarelösungen bieten dafür einen Rundum-Service und kümmern sich nicht nur um die Planung, sondern auch um die Buchung und Abrechnung der Geschäftsreisen. Das System sucht über verschiedene Buchungskanäle automatisch die günstigste Verbindung und stimmt jede Buchung mit der Reiserichtlinie des Unternehmens ab. Die Folge: Es gibt keinen Papierkram mehr. Und auch Unstimmigkeiten darüber, wer wann welche Klasse fliegen darf, gehören der Vergangenheit an.

Ein Allheilmittel sind die Software-Programme allerdings nicht, sagt Berater von Stein. „Einfache Verbindungen von A nach B können problemlos damit gebucht werden. Komplizierte Strecken versteht das System aber oftmals nicht und spuckt darum Mondpreise heraus. Eine menschliche Beratung im Reisebüro ist an der Stelle auf jeden Fall sinnvoller.“

Anne Hansen


Aus der Ausgabe 3 / 2010