Logistischer Kraftakt

Die Planung sei das Wichtigste. „Was sie in dieser Phase versemmeln, können sie beim Umzug nicht mehr aufholen“, sagt Jochen Unkelbach.
Der Mann weiß, wovon er spricht. Mit seiner Firma organisiert er den Umzug von Firmen. In Berlin ziehen Jahr für Jahr rund 100 Unternehmen mit 5000 Mitarbeitern um. Der Umzug muss meist über das Wochenende perfekt klappen. Denn Betrieb oder Produktion dürfen nicht stillstehen. Umzüge in Etappen, also erst das Personalbüro, zum Schluss die Kantine, sind eher selten, sagen die Sprecher großer Umzugsfirmen.

Ein Ortswechsel über Nacht ist die absolute Ausnahme. Damit an den Umzugstagen alles schnell über die Bühne geht, ist im Vorfeld eine umso längere Planung nötig. „Große Firmen kommen manchmal schon ein Jahr im Voraus“, sagt Axel Pfuhl, Geschäftsführer von Kopania, einer großen Spedition in Berlin, die 1999 in einer Arbeitsgemeinschaft zusammen mit 13 weiteren Unternehmen den Umzug des Bundestages erledigte.

Für eine Rechtsanwaltskanzlei oder ein Architekturbüro seien sechs Wochen ausreichend. „Wir beginnen in der Regel ein viertel Jahr vorher mit der Vorbereitung“, sagt Unkelbach.

Umzüge müssen verschoben werden, nur weil die Telefonleitung nicht freigeschaltet ist

Als Erstes müssten Pläne gezeichnet werden. Welcher Schreibtisch muss wo hin, wie viel Schrankfläche wird in den neuen Räumen benötigt? „Wir fertigen für jeden Arbeitsplatz eine genaue Skizze“, sagt Unkelbach, gegebenenfalls greift man auch auf die Hilfe von Architekten zurück. Am Tag des Umzugs braucht es dann einen Mitarbeiter der betroffenen Firma vor Ort, „der entscheidet, was mitkommt“.

Zur Vorbereitung des Umzugs gehört aber auch, den Mitarbeitern Bescheid zu geben. Durch eine frühzeitige Information aller Angestellten steige deren Bereitschaft, den Firmenumzug aktiv mitzugestalten. Außerdem können sie sich auf den Umzug vorbereiten. Denn die Verlegung einer Firma an einen neuen Standort ist sch mit Mehrarbeit verbunden.

Ebenso sollte der Unternehmer überprüfen, dass am neuen Standort Strom, Wasser und Datenleitungen funktionieren. Ein neuer Serverraum etwa muss meist mit einer Fremdfirma vorab eingerichtet werden. Die Computer werden dann im neuen Büro nur noch angeschlossen.

Doch mancher Umzug musste schon verschoben werden, weil die Telekom die neuen Leitungen nicht rechtzeitig freischaltete, weiß Pfuhl. Schließlich braucht es Briefbögen mit neuer Adresse und gegebenenfalls neuer Telefon- und Faxnummer. Die Speditionen, die sich auf Firmen-umzüge spezialisiert haben, stellen umfangreiche Listen zur Verfügung, was alles vor dem eigentlichen Termin zu erledigen ist.

Die Kosten eines Umzugs richten sich nach der Größe der Firma, nach der Menge des Umzugsgutes und danach, ob eventuell Sonderleistungen in Anspruch genommen werden. Preisunterschiede gibt es durchaus, es lohnt sich also, verschiedene Angebote einzuholen. Als Faustformel können laut Pfuhl 150 bis 250 Euro pro Arbeitsplatz kalkuliert werden, je nach Aufwand.
Aber der Kunde sollte nicht nur auf die Kosten achten.

Wer den Preis zu sehr drückt, darf sich nicht wundern, wenn nicht alles reibungslos läuft. Auch die Vereinbarung von Vertragsstrafen ist kein echter Trumpf in der Hand des Unternehmers. Die Strafe kann den Spediteur zwar ärgern, den Betrieb für eine Unterbrechung aber nicht wirklich entschädigen. Wer die Kosten gering halten will, sollte vorher einfach mal gründlich ausmisten.

Daniel Rhee-Piening


Firmeninfo

Kopania u. Co
Geschäftsführer: Axel Pfuhl
Adresse: Bergstraße 91, 12169 Berlin
Mitarbeiter: 30
Telefon: 030 / 790 89 40
Web: www.kopania.de


Aus der Ausgabe 4 / 2008