Noch fehlt draußen das Klingelschild und drinnen riecht es nach Farbe. In den frisch sanierten Räumen in der Großen Hamburger Straße in Mitte arbeitet seit dem vergangenen Oktober das fünfköpfige Architekturbüro Wolff. Dort, wo einmal das Badezimmer einer Altbauwohnung lag, befindet sich heute ein braun-weiß gestrichener Konferenzraum. „Man brauchte viel Phantasie, um sich hier ein Büro vorzustellen“, sagt Geschäftsführer Wolff.

Nach zehn Jahren in einem Großraumbüro freut sich der Architekt vor allem über ein separates Zimmer: „Ich kann jetzt auch mal eine Tür hinter mir schließen, das ist wichtig.“ Neben viel Stress bedeutete der Standortwechsel einen „Erneuerungsschub“. Das Team hat erstmals seine Computer synchronisiert, die Aktenordner neu geordnet und beschriftet, das Firmenlabel neu designed. Der Umzug habe Kräfte freigesetzt, auch für neue Ideen, so Wolff.

Wenn der Umzug zum Dauerthema wird, kann das einen ganzen Betrieb lähmen

Ein neuer Standort ist wie ein neues Leben. Arbeitsabläufe lassen sich von Anfang an effizienter gestalten. Überflüssiger Papierkram verschwindet tatsächlich einmal im Müll. Zugleich ist der Neustart riskant: Wenn sich Mitarbeiter bei Entscheidungen übergangen fühlen, um Fensterplätze oder Raumpflanzen streiten, im schlimmsten Fall sogar kündigen. Wenn Handwerker und Spediteure Vorgaben und Zeitpläne nicht einhalten und der Umzug zum kostspieligen Dauerzustand zwischen zwei Welten gerät. Wenn Kunden ihre Ansprechpartner nicht mehr erreichen und zur Konkurrenz wechseln.

Kleine Firmen wie das Architekturbüro Wolff können das Abenteuer Umzug noch allein bestreiten. Das Team entschied gemeinsam über den Standort und die Inneneinrichtung. Mit ihren privaten Autos transportierten die Architekten Kartons und Computer an einem einzigen Wochenende zur neuen Adresse. Sonntagabend gab es Champagner, Montagmorgen war das neue Büro einsatzbereit. Doch selbst mit dem „Manpower“-Einsatz der Mitarbeiter kostete der Standortwechsel einen „erheblichen Teil“ des Jahresumsatzes, sagt Roland Wolff.

Wie anstrengend ein Umzug in Eigenregie sein kann, erlebte zuletzt der Catering-Anbieter Optimahl. Nach zehn Jahren Arbeit in Tempelhof zog das 75-köpfige Unternehmen in den Gewerbepark Adlershof. Die firmeneigenen LKWs wurden 114 Mal beladen, bis die vielen tausend Teller, Gläser und Tabletts ihre neue Heimat erreicht hatten. Um das Tagesgeschäft nicht zu unterbrechen, nutzte Optimahl die Tage zwischen Weihnachten und Silvester für den logistischen Kraftakt. Im Gepäck war auch die bange Frage, ob die hochmoderne Catering-Manufaktur in Adlershof auf Anhieb funktionstüchtig sein würde. Es klappte, die Herstellung von Fingerfood und Partybufetts lief reibungslos weiter. Trotzdem bleibt der Stress im Gedächtnis. „Ich will so schnell nicht wieder umziehen“, sagt Geschäftsführer Mirko Mann.

Für Firmen, die sich einen Umzug in Eigenregie nicht zutrauen, gibt es viele Angebote, vom einfachen Transport bis hin zum Umzugsmanagement. Die großen Spediteure stellen neben den Transportern oft auch Berater zur Verfügung, die bei der Vorbereitung des Umzugs behilflich sind. Für diese Dienstleistung gibt es auch Spezialisten. Im überregionalen Netzwerk „Moving-Experts“ haben sich fünf von ihnen zusammen getan.

Stefan Sielaff, zuständig für Berlin und Brandenburg, wirbt damit, die Rolle eines „zentralen Ansprechpartners und Koordinators“ zu übernehmen. Für Firmen mit mehr als 50 Mitarbeitern kommen auch die rund ein Dutzend Beratungsunternehmen in Betracht, die deutschlandweit Firmenumzüge organisieren. Sie haben den Prozess der Firmenverlagerung in einzelne Module unterteilt und das Management professionalisiert. Für Helmut Jürgen Kuhn, Geschäftsführer der Mannheimer Firma CML Logistik Management, ist neben der Organisation vor allem die Psychologie des Umzugs wichtig. Kuhns Berater informieren Mitarbeitervertreter laufend über Planung und Stand des Umzugs, hören ihre Wünsche und Sorgen, damit sich niemand übergangen fühlt. Gerade die „Soft Skills“ seien wichtig, so Kuhn. „Manche Mitarbeiter müssen in ein kleineres Büro ziehen, sind aber trotzdem glücklich, weil es eine neue Kaffeemaschine gibt.“ Mangelnde Kommunikation verursache verdeckte Kosten: „Wenn der Umzug zum leidvollen Dauerthema wird, kann das einen ganzen Betrieb lähmen.“ Die Preisspanne der CML-Beratungen liegt zwischen 10 000 und 800 000 Euro, je nach Größe und Bedarf des Kunden. Unabhängig davon, wie viel eine Firma in eine Adressänderung investiert, eine Regel gilt immer: Beim Umzug ist die Generalprobe zugleich die Uraufführung.

Alexander Wragge


Aus der Ausgabe 3 / 2009