Die Unternehmen müssen in der Krise sparen, und ein Posten in der Bilanz, der immer häufiger gekürzt wird, sind Ausgaben für Geschäftsreisen. Das belegt in einer aktuellen Studie das britische Marktforschungsinstitut Economist Intelligence Unit: In diesem Jahr machen weltweit Unternehmen weniger, kürzere und billigere Geschäftsreisen.

Eines davon ist der Berliner Kontaktlinsen-Hersteller Bausch & Lomb. „Wir prüfen intensiver, ob eine Reise notwendig ist oder ob verschiedene Dienstreisen zusammengelegt werden können“, sagt Antje Gülck, Travelmanagerin bei Bausch & Lomb. Muss die Reise sein, kann an einigen Schrauben der Reisekostenrechnung gedreht werden. Beispielsweise bei den Flügen, „die sind bei uns der größte Kostenpunkt.“ Für mittelständische Unternehmen kann sich ein Firmenvertrag mit einer ausgewählten Fluggesellschaft rentieren. Air Berlin bietet beispielsweise eine individuelle Firmenrate an. Die Flüge werden günstiger, können kostenlos umgebucht und storniert werden. Die Höhe der Ersparnis richtet sich nach dem Gesamtvolumen des Firmenabkommens. Für ein kleineres Vielflieger-Unternehmen, etwa eine Anwaltskanzlei, kann sich auf Dauer ein Bonusprogramm rechnen, das die meisten Airlines anbieten.

Das größte Sparpotenzial liegt in der Optimierung der Buchungsprozesse

Günstigere Firmenkonditionen macht auch die Deutsche Bahn mit dem Rabattsystem bahn.corporate. Ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen kauft für 35 000 Euro pro Jahr Bahntickets, dann liegt der Rabatt bei 5 Prozent. In Verbindung mit der Bahncard 50 kostet eine Fahrt zum Normalpreis von 100 Euro dann nur noch 47,50 Euro.

Bei der Suche nach dem günstigsten Zimmer ist das Internet für viele Betriebe die erste Anlaufstelle. Auf Seiten wie www.hrs.de oder www.ehotel.de lassen sich schnell Preise vergleichen, die Zimmer können direkt gebucht werden und es gibt mitunter Sonderangebote. Wer beispielsweise derzeit bei hrs ein Einzelzimmer im Drei-Sterne-Hotel Primus in Frankfurt am Main bucht, zahlt 105 Euro pro Nacht. Die direkte Buchung bei dem Hotel ist 35 Euro teurer. Doch es lohnt sich nicht unbedingt, immer wieder woanders nach Sonderangeboten zu suchen: Haben die Mitarbeiter ein regelmäßiges Ziel, kann es günstiger werden, wenn das Unternehmen mit einem bestimmten Hotel eine Firmenrate verhandelt.

Für immer mehr Firmen wird auch die Hotel-Kategorie zum Spar-Kriterium, sie sind sich nicht mehr zu schade, auch Hotels des unteren Preissegments zu buchen – da bildet Bausch & Lomb keine Ausnahme. „Mittlerweile gibt es auch Low-Budget-Hotels, die qualitativ überraschen“, sagt Gülck. „Das Motel One am Bahnhof Zoo hat beispielsweise ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.“ Das Einzelzimmer mit Frühstück kostet 66,50 Euro.

Viele Hotels kommen den Firmen oft auch über den Zimmerpreis hinaus entgegen, vorausgesetzt, der Kunde fragt nach: „Das kann ein kostenloser Parkplatz, die freie Nutzung des Wellnessbereichs oder die Gratis-Flasche Wasser auf dem Zimmer sein.“ Eine weitere Position, wo der Rotstift angesetzt werden kann, ist der Mietwagen. Auch kleinere Unternehmen könnten hier mit einem Firmenvertrag viel erreichen. Und je genauer die Rahmendaten des Unternehmens sind, desto konkreter sind die Angebote der verschiedenen Mietwagenfirmen.

Antje Gülck ist überzeugt: „Die größten Sparpotenziale liegen in der Optimierung der Buchungsprozesse. Auch kleineren Betrieben rät sie deshalb zur Zusammenarbeit mit einem Reisebüro. Einige Unternehmen haben sich sogar auf Geschäftsreisen spezialisiert und helfen bei der Optimierung. „Wir untersuchen die gesamte Kette einer Geschäftsreise“, sagt Stefan Vorndran von BCD Travel. „Von der Reisebuchung über das Fulfillment bis zu Kosten wie Bestellwesen und Reisekostenabrechnung“. Damit werden neben den direkten  auch die indirekten Reisekosten berücksichtigt. „Gegenüber Reisen, die nicht von einem Geschäftsreisebüro betreut werden, kann das bis zu 40 Prozent der Kosten einsparen.“ Auch über www.obt.de, dem Geschäftsreiseportal der Deutschen Bahn, können mittelständische Unternehmen ihre gesamte Reise buchen und dabei sparen.

Zusätzlich profitieren Unternehmen, die wie Bausch & Lomb Mitglied im Verband deutsches Reisemanagement (VDR) sind. Für sie gibt es etwa vergünstigte Flug- und Mietwagenraten. Bei allen Sparmaßnahmen sollten Unternehmer nicht vergessen: Wer für das Unternehmen unterwegs ist, muss sich einigermaßen wohl fühlen: „Denn wenn einer gefrustet ist, hat er keine Motivation, gute Abschlüsse zu tätigen“, sagt Gülck.

Tina-Marlu Kramhöller


Aus der Ausgabe 6 / 2009