Auf der Suche nach der verlorenen Zeit

Foto: Kitty Kleist-Heinrich

Eigentlich sollte der Text hier längst fertig sein. Redaktionsschluss ist morgen früh, in wenigen Stunden also. Meine Kollegen sind alle nach Hause gegangen oder sitzen in der Kneipe. Wenn ich mich selbst nach der Arbeit noch verabrede, kommen meine Freunde inzwischen absichtlich zu spät. Sie wissen, dass ich es sowieso nicht pünktlich schaffe. Ich hänge an meinen Freunden, wirklich. Und theoretisch habe ich ja auch nicht mehr zu tun als andere. Ich habe einfach nur ein ganz miserables Zeitmanagement.

Das Problem teile ich mit vielen meiner Mitmenschen, das weiß ich spätestens, seit ich im Internet nach Hilfsangeboten gesucht habe. Wenn die vielen Kurse für eine gesunde Work-Life-Balance auch tatsächlich besucht werden, müssten die Menschen in der U-Bahn morgens aber irgendwie entspannter aussehen.

Und Sie? Gehören Sie auch zu den Leuten, die ihren Anrufbeantworter schon abhören, bevor Sie sich den Mantel ausgezogen haben? Die immer gestresst sind und sich trotzdem abends fragen, wo der Tag geblieben ist? Die längst einen Marathon laufen könnten, wenn ihnen vor dem Joggen bloß nicht immer etwas dazwischen kommen würde? Wenn nicht, lesen Sie lieber die Steuertipps. Für alle anderen habe ich bei Experten und in Seminaren Tipps für ein besseres Zeitmanagement gesammelt. Welche Ratschläge ich bekam und ob sie funktionieren, lesen Sie hier. Aber ich warne Sie: Überlegen Sie sich gut, ob Sie gerade dafür Zeit haben.

Die To-Do-Liste. Der Klassiker unter den Zeit-Ratgebern. Aufschreiben, was zu tun ist. Überhaupt kein Problem. Da fällt mir immer viel ein. Im Seminar lerne ich: Die Liste nicht erst morgens schreiben, sondern schon abends. Dann kann man am nächsten Tag sofort mit dem Abarbeiten beginnen. Okay. An dieser Stelle schwante mir zum ersten Mal: Zeitmanagement ist keine Frage des Könnens, sondern vielmehr des Wollens. Heute früh begann mein Tag mal wieder mit der Aufgabe: Artikel über Zeitmanagement zu Ende schreiben. Ich hatte den Computer gerade hochgefahren und das Dokument geöffnet, da ging die Tür auf. Herein kam eine Kollegin, braungebrannt und gerade zurück aus dem Urlaub.

50 E-Mails am Tag und mehr sind heute Standard. Bloß nicht alle sofort lesen

Das soziale Grunzen. „Hallo“, sagte sie. „Hmm“, sagte ich. „Und?“, fragte sie. Ich wusste: Wenn ich jetzt nicht aufpasse, erzählt sie mir in zehn Minuten immer noch von der traumhaften Skihütte und dem netten Typen aus dem Lift. Soziales Grunzen nennen die Fachleute das, was die meisten Menschen tun, wenn ein anderer ins Zimmer kommt und redet: Sie hören zu. Und schlimmer noch: Sie nicken auch noch ab und zu, was den Zeitfresser zum Weitererzählen ermuntert. Ich also starrte auf meinen Bildschirm und sagte nichts. Die Kollegin hängte ihre Jacke auf. „Hast Du schlechte Laune?“, fragte sie enttäuscht. Ich starrte weiter auf meine leere Seite. Mein innerer Schweinehund grunzte so laut, dass es mir fast das Herz zerriss.

Der Kommunikationsterror. Ich hatte immer noch keinen einzigen Satz getippt, da klingelte das Telefon. Das Telefon ist der zweitgrößte Zeitfresser überhaupt. Noch schlimmer sind E-Mails. 50 Mails und mehr am Tag sind in vielen Jobs inzwischen Standard. Die meisten davon sind unwichtig, aber bis ich sie gelesen und gelöscht habe, habe ich in der Regel vergessen, womit ich vorher beschäftigt war. Ich hatte mir fest vorgenommen, diese Funktion auszuschalten, dass eine E-Mail sich automatisch öffnet, wenn sie angekommen ist.  Ich suchte zehn Minuten nach dem richtigen Button. Dann klingelte wieder das Telefon. Die Zeitexperten sagen: Einmal am Tag sollte man sich und seiner Arbeit eine Stunde Ruhe gönnen und den Hörer daneben legen. Andererseits: Wenn wichtige Kunden anrufen, ist ein ständiges Besetztzeichen schlecht fürs Geschäft. Alles eine Frage der Priorität.

Prioritäten setzen. Die Schlüsselqualifikation des Zeitmanagers. Experten haben herausgefunden, dass viele Arbeitnehmer gar nicht mehr wissen, worin eigentlich genau ihr Job besteht. „Könnte sich hier mal jemand um den Praktikanten kümmern?“ Einmal gemacht, und schon hat man den Titel des Praktikantenbeauftragen sicher. Manche Leute lachen sich mit den Jahren so viele Tätigkeiten an, dass die Zeit, die sie dafür brauchen, in keinem Verhältnis mehr steht zu der Aufgabe, für die sie eingestellt wurden. Bei Unternehmern ist das noch schlimmer. Sie sind ja wirklich für alles verantwortlich. Experten empfehlen, mitzuschreiben, womit man sich den ganzen Tag beschäftigt hat und wie lange es gedauert hat. Was davon bringt die Firma wirklich weiter? Was ist wichtiger als eine Stunde Sport und das Abendessen mit den Kindern? Alles andere muss man delegieren.

Richtig Delegieren. Menschen, die abends um elf noch im Büro sitzen, erkennt man tagsüber daran, dass sie auffallend oft sagen: „Ach nee, lass mal.“ Diese armen Gestressten denken immer, es ginge schneller, wenn sie etwas selbst tun, als wenn es ein anderer nicht richtig macht. Die Zeit ist oft falsch investiert. Wer sich zehn Minuten nimmt, eine Aufgabe gründlich zu erklären und eine Deadline festzusetzen, spart leicht mehr als eine Stunde. Darüber lohnt es, nachzudenken. Denn wer nicht richtig delegieren kann, der hat bald den ganzen Käfig voller Affen.

Die Affengeschichte. Ein Highlight in jedem Seminar. Stellen Sie sich vor, ein Affe ist eine Aufgabe. Jeder Mitarbeiter einer Firma trägt einen Käfig mit sich herum. In manchen Käfigen sitzen so viele Affen, dass sie sich gegenseitig die Köpfe einschlagen. In anderen Käfigen sterben die Affen vor Langeweile. Bei mir hat sich garantiert noch nie ein Affe gelangweilt. Beim Mittagessen fragte mich ein Kollege, ob ich später mal einen kurzen Blick auf den Brief werfen könnte, den er schreiben muss. Ich könnte doch so schön formulieren. „Lass das“, sagte der Zeitmanager in meinem Kopf. „Gleich sitzt Dir der Affe auf der Schulter.“ „Klar, gern“, sagte ich. Ich bin da einfach gestrickt. Ich höre gern Komplimente.

To-Do-Listen müssen realistisch sein. Auch wenn es schmerzt, wie wenig man so schafft

Neinsagen. Wenn man einen Affen identifiziert hat, muss man Nein sagen können. Und damit leben, dass das Gegenüber vielleicht nicht mehr zurück lächelt. Der Expertentipp an dieser Stelle lautet: Wenn einer um Hilfe schreit, bloß nicht antworten. Die meisten Leute sind ja nur zu faul, selbst nachzudenken. Meine Erfahrung sagt: Es funktioniert nicht. Aber achten Sie mal drauf, wer alles so versucht, Sie abzuwimmeln.

Realistisch bleiben. Mit meiner To-Do-Liste war ich abends nicht besonders weit gekommen. Im Seminar hatte ich gelernt: Das muss nicht an mir liegen. Es kann auch an der Liste liegen. Die meisten Menschen neigen dazu, sich selbst zu überschätzen und planen viel zu wenig Zeit für zu viele Aufgaben ein. Tipp: Gucken Sie auf die Uhr und messen Sie, wie lange Sie wirklich brauchen. Und machen Sie realistische Pläne. Achtung: Unter Umständen müssen Sie auch Ihre Ziele anpassen. Das kann deprimierend sein. Und birgt eine große Gefahr: Wer Zeit hat, nimmt sie sich auch.

Gelassen bleiben. Eine Kollegin hat mir kürzlich ein Buch ausgeliehen. Es heißt „Dinge geregelt kriegen. Ohne einen Funken Selbstdisziplin.“ Die Autoren stellen die These auf, dass es Menschen gibt, die einfach nicht gemacht sind für die Hektik des 21. Jahrhunderts. Kathrin Passig und Sascha Lobo fragen: Warum sollen wir uns dem Rythmus der anderen anpassen? Warum passen die sich nicht uns an? Zweifellos ein höchst amüsantes Buch. Ich sollte es meinem Chef ausleihen.

Miriam Schröder


Aus der Ausgabe 3 / 2009