Gut festhalten

Zwischenspeicher: Ein USB-Stick eignet sich nicht, um langfristig Daten aufzubewahren. Foto: ddp

Daten sind ein hochsensibles Gut. Das gilt vor allem für solche Akten, die das Unternehmen für das Finanzamt aufbewahren muss — bis zu zehn Jahre lang. Wie verstaut man sie dauerhaft sicher?

Immer mehr Daten werden digital gespeichert. Aktenstapel nehmen teure Lagerfläche in Anspruch. Die Suche nach Informationen kostet Zeit. Und schließlich verarbeiten die Finanzverwaltungen schon vieles elektronisch. Doch nicht alle Daten eignen sich für die digitale Speicherung. Und nicht alle Speichermedien sind gleich sicher.

DVD
Die DVD (Digital Versatile Disc) gehört zu den optischen Datenträgern. Mit einem Laserstrahl werden die Dateien auf den Rohling gebrannt. Daten, die auf DVD-ROM (read only memory) gebrannt werden, können nie wieder verändert oder gelöscht werden.
Herkömmliche DVDs fassen 4,7 Gigabyte. Das Medium hat aber auch Schwachstellen. Die Rohlinge sind zwar leicht und handlich, aber lichtempfindlich und anfällig für Kratzer oder Brüche. Beschädigte DVDs können unlesbar werden. Ein weiterer Nachteil ist die begrenzte Lebensdauer der Datenträger. Herstellerangaben zufolge halten sie bei optimaler Lagerung bis zu 30 Jahre.

Doch die Scheiben sind reichlich anspruchsvoll: Eine konstante Raumtemperatur von 25 Grad, Dunkelheit und eine gleichmäßige Luftfeuchtigkeit von 50 Prozent sind ideal. Vorsichtshalber sollte man die gebrannten Daten ein- bis zweimal im Jahr überprüfen und nach wenigen Jahren auf einen neuen Träger kopieren. Die Datenarchivierung auf DVD ist daher ein fortlaufender und relativ zeitaufwändiger Prozess.

Für die Aufbewahrung steuer- oder handelsrechtlicher Dokumente schreibt das Gesetz „die unverfälschte Überprüfbarkeit der Unterlagen“ vor. Die nicht wiederbeschreibbaren DVD-ROMs erfüllen diese Auflage — theoretisch. Eine gesetzliche Regelung dazu gibt es nicht. „Ob die Aufbewahrung auf diesem Medium den Vorschriften ordnungsgemäßer Buchführung entspricht, kann nur im Rahmen einer Außenprüfung im Einzelfall festgestellt werden“, erklärt das Bundesfinanzministerium. Unternehmer sollten vorab prüfen, ob Daten, die der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, tatsächlich auf DVD gebrannt werden können.

Für Daten, die nicht nach den gesetzlichen Vorschriften der Abgabenordnung aufbewahrt werden müssen, ist die Speicherung auf DVD-RAM (random access memory) zu empfehlen. Sie sind zwar wiederbeschreibbar, verfügen aber im Gegensatz zur DVD-ROM über ein Defektmanagement. Beschädigte Sektoren werden automatisch erkannt, ausgeblendet und nicht mehr überschrieben.

Festplatte
Der magnetische Speicherort innerhalb des Computers eignet sich nicht für Unterlagen, die nach der Abgabenordnung aufbewahrt werden müssen. Die Dateien sind veränderbar, können gelöscht oder überschrieben werden.

Für andere Zwecke sind Festplatten durchaus attraktive Datenträger. Sie haben höhere Speicherkapazitäten als die DVD und sparen bei der Übertragung der Daten viel Zeit. Zur Speicherung von Sicherungskopien kann die Festplatte durchaus verwendet werden.

Externe Festplatten sind weniger sichere Kandidaten für die Datenaufbewahrung – eine Erschütterung oder bloßes Umfallen kann den Speicher unbrauchbar machen. Festplatten mit einer Kapazität von zwei Terabyte (2000 Gigabyte) kosten zwischen 200 bis 300 Euro, sie können damit den Inhalt von 425 DVDs und mehr aufnehmen. Auch Festplatten haben ihren Anspruch, was Lagerung und Pflege anbelangt: Eine hohe Luftfeuchtigkeit kann zu Korrosion führen, magnetische Strahlungen können die Informationen umpolen und zerstören. Die Umgebungstemperatur sollte nicht mehr als 35 Grad betragen, und mindestens einmal im Jahr sollte die Festplatte verwendet werden, um zu verhindern, dass ihre Funktionsweise beeinträchtigt wird. So hält eine Festplatte fünf bis fünfzehn Jahre.

Speicherchips
Gleich vorweg: Auch Flash-Speicherchips eignen sich nicht für die Aufbewahrung von Daten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Die Dateien können wie bei der Festplatte verändert oder gelöscht werden.

Überwiegend findet man die Chips in USB-Sticks und Speicherkarten. Die Hersteller geben meist eine Lebensdauer von zehn Jahren an. Die Daten können beliebig oft gelesen werden, häufiges Löschen greift aber die Speicherzellen an. Zwar werden kaputte Zellen automatisch ausgeblendet, sind jedoch zu viele von ihnen kaputt, wird der Speicher unbrauchbar. Zur Vermeidung von Datenfehlern sollte der Chip immer über den Dialog „Hardware sicher entfernen“ vom Rechner abgemeldet werden.

Compact-Flash- oder SD-Karten gibt es bisher nur in Größen bis zu 32 Gigabyte. Sie kosten zwischen 100 und 280 Euro. Im Gegensatz zu Festplatten reagieren Chips unempfindlich auf Erschütterungen oder Magnetfelder.

Online-Dienste
Wer seine digitalen Daten außerhalb des Unternehmens lagern möchte, findet dafür eine Reihe von Online-Anbietern. Eine auf dem betrieblichen Rechner installierte Software schickt die Dateien via Internet an den Dienstleister. Die meisten Anbieter legen gleich mehrere Kopien an. Fällt ein System aus, sind die Daten nicht verloren. Vorteil: Der Unternehmer kann jederzeit und ortsungebunden auf seine Daten zugreifen. Gerade für Firmen, die keine geeignete IT-Infrastruktur haben, dürfte sich das lohnen.

Sensible Daten an Dritte verschicken? Klaus Meißner, Professor am Institut für Multimediatechnik der TU Dresden, beruhigt: „Wenn alles sicher kryptografisch verschlüsselt wird, kann man davon ausgehen, dass der externe Speicherprovider keinen Einblick in die Daten erhält.“ Allerdings dürfe dann der Schlüssel nicht verloren gehen. 

 Immer mehr Anbieter drängen auf den deutschen Markt. Für Betriebe mit wenigen Rechnern, beispielsweise Arztpraxen oder Meisterbetriebe, bietet die Firma Globell B.V. die Software Carbonite an. Pro Jahr zahlt der Nutzer 49,95 Euro und kann dafür tägliche Back-ups in unbegrenzter Größe durchführen.

Die Betreuung ganzer Server bietet das Unternehmen EMC mit seinem Produkt mozy pro an. Für 3,95 Dollar (2,80 Euro) plus 50 Cent pro Gigabyte monatlich sichert das Unternehmen Daten eines Desktops, für 6,95 Dollar zuzüglich 50 Cent pro Gigabyte werden die Daten eines Servers abgespeichert. Zurzeit rechnet EMC noch in Dollar ab, da die Server des Providers in Amerika stehen. Für die Langzeitarchivierung im Rahmen der gesetzlichen Regelungen fällt mozy aus, denn nach § 146 Abs. 2 AO müssen elektronische Daten in Deutschland aufbewahrt werden. Außerdem sind die Daten nachträglich veränderbar.

Fazit: Unternehmer sollten sich bei der elektronischen Sicherung betrieblicher Daten nicht nur auf ein Medium verlassen. Wer sich breit aufstellt und doppelt sichert, geht auf Nummer sicher. Und wer weiß schon, ob es in 15 Jahren überhaupt noch Festplatten, Speichersticks oder DVD-Laufwerke gibt?

Papier
Verglichen mit der Lebensdauer von elektronischen Geräten scheint das Papier immer noch der zuverlässigste Speicherort zu sein. Die Lagerung wichtiger  Akten in der Firma birgt aber Risiken wie Wasserschäden, Feuer oder Diebstahl. Original und Kopie sollten immer getrennt aufbewahrt werden, etwa bei einem externen Archivlogistiker.

Die externe Unterbringung spart Raum- und Personalkosten, aber auch Zeit. Auf Wunsch indexieren und katalogisieren viele Dienstleister die Aktenbestände. Etliche Anbieter übernehmen zudem die digitale Archivierung der Papiere.

Bei der EAVG GmbH in Steglitz-Zehlendorf kostet die Einlagerung pro Aktenmeter 50 Cent pro Monat. Weitere Services werden extra berechnet. Geschäftsführer Rolf Menzel bietet auch Digitalisierung an und stellt die Daten auf Wunsch per E-Mail bereit. 15 Euro kostet das bei einem normal gefüllten Aktenordner. Eine hundertprozentige elektronische Archivierung der Dokumente hält Menzel für unwirtschaftlich: „Man sollte nur den Teil digital speichern, den man häufig braucht, etwa das jüngste Jahr.“ Denn die Original-Unterlagen müssten ja ohnehin vorgehalten werden.

Birte Honsa


Aus der Ausgabe 9 / 2009