Zur Kasse, bitte!

Gezahlt und verbucht: So einfach ist es nicht mehr. Viele Kunden reizen Fristen aus und warten auf die erste Mahnung. Foto: Mike Wolff

Kunst ist gut, findet der freiberufliche Grafikdesigner Matthias Jakubek. Doch auch in seiner Branche geht es irgendwann ums Geld. „Nicht zu wissen, wann gezahlt wird, das ist das nervigste“, sagt Jakubek. Für ihn gehört es darum dazu, seine Rechnungen im Blick zu haben und säumige Kunden direkt anzusprechen. „Höflichkeit steht natürlich an erster Stelle. Gerade als Kleinunternehmer habe ich sehr enge Geschäftsbeziehungen.“ Oft reicht ein persönliches Gespräch schon aus, damit das Geld zeitnah überwiesen wird. Wenn nicht, schickt Jakubek eine Mahnung. Auch Klagen vor Gericht schließt er nicht aus. „Da muss man gegenüber dem Kunden, aber auch gegenüber sich selbst konsequent sein.“

Für Unternehmer ist es im Krisenjahr 2009 besonders wichtig, Forderungen professionell zu managen und Ausfallrisiken frühzeitig zu erkennen. „Das Mahnwesen zu optimieren ist für kleine Mittelständische Unternehmen ein Gebot der Stunde“, sagt Norbert Nettekoven von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft DHPG.

Doch viele mittelständische Unternehmer achteten immer noch eher auf ihr Bauchgefühl, wenn es darum gehe, Risiken in Form eines Forderungsausfalls oder eines Zahlungsverzugs einzuschätzen, sagt Michael Herzog, Vertriebsleiter bei der Wirtschaftsauskunftei Creditreform Berlin Wolfram KG. „Viele glauben, dass schon nichts passieren wird, gerade bei den alten Geschäftkontakten, mit denen man schon über Jahre zusammenarbeitet“, sagt Herzog.

Es reicht nicht, eine Frist festzulegen

Dadurch werden Risiken häufig unterschätzt. Und die haben es in sich: Nach Schätzungen von Creditreform hat mehr als die Hälfte der kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Eigenkapitaldeckung von unter zehn Prozent. „Unter solchen Umständen muss nur ein großer Kunde ausfallen und das Unternehmen wird mit in den Abgrund gezogen“, sagt Herzog. Für solche Fälle ist es dringend angeraten, die Eigenkapitaldecke des Unternehmens auszubauen. Doch ebenso wichtig ist es, eine Strategie für das Risikomanagement zu entwickeln.

„Eine Forderung ist nur dann gut, wenn das Geld endlich auf dem Bankkonto ist“, sagt Bernd Tovar, Vorstandsvorsitzender der KMU-Berater. Viele kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe würden das Thema nicht mit der gebotenen Dringlichkeit behandeln. „Es reicht nicht, eine Frist von sechs Tagen für die Zahlung festzulegen, dann aber Monate mit einer Mahnung zu warten, wenn nicht gezahlt wird“, sagt Tovar. Bei vielen fehle die nötige Konsequenz. Ein Grund: Die Angst einen Kunden zu verlieren.

Tovar wünscht sich von den Unternehmern vor allem in dieser Hinsicht mehr Selbstbewusstsein. „Ein Geschäft besteht doch aus dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer. Es ist erst abgeschlossen, wenn beide Seiten ihre Verpflichtungen erfüllt haben. Dazu gehört eben auch, dass Rechnungen bezahlt werden.“ Gefährlich werde es, wenn sich Zahlungen verzögern, der schlimmste Fall sei eine Insolvenz des Kunden. Im Wettlauf der Gläubiger ist deshalb sein Tipp: Wer zuerst mahnt, hat als Erster das Geld.

Häufig fangen die Probleme schon bei der Rechnungsstellung an. „Manche Kunden nutzen jeden Fehler, um die Zahlung zu verzögern“, sagt Michael Herzog von Creditreform. Ein häufiger Stolperstein ist die richtige Bezeichnung des Schuldners. Bei Einzelfirmen heißt das: Nennung des Inhabers mit Vor- und Nachnamen. Bei Personengesellschaften sollten sämtliche Gesellschafter ebenfalls mit Vor- und Nachnamen aufgeführt werden. Bei Kapitalgesellschaften ist der genaue Firmenname anzugeben. Das ist besonders dann wichtig, wenn der Kunde zu einer Firmengruppe mit mehreren Gesellschaften gehört.
Wer dabei einen Fehler macht, muss, wenn er von seinem Kunden dazu aufgefordert wird, eine neue Rechnung stellen. Selbstverständlich mit einem neuen Zahlungsziel. Schnell sind nach einem solchen Hin und Her einige Wochen vergangen, in denen der Gläubiger keinen Anspruch auf die Zahlung hat.

Eine gute Software für die Rechnungsstellung, das Mahnwesen und die Verwaltung offener Posten kann die Arbeit stark erleichtern. Kleine und mittelständische Unternehmen können mittlerweile zwischen vielen verschiedenen Angeboten wählen. So bietet die Firma Lexware die Software „Buchhalter 2009“ ab 96 Euro an. Das Programm richtet sich explizit an Freiberufler, Handwerker und Kleinbetriebe.

Auch die Software „Wiso Mein Büro 2009 Professional“ bietet ein automatisiertes Mahnwesen. Ausstehende, bezahlte und überfällige Rechnungen werden übersichtlich aufgelistet. Zudem kann man bei unbekannten Kunden und Geschäftspartnern Limits festlegen. Diese lassen sich frei einstellen und handhaben. Das Programm kostet direkt vom Hersteller 249 Euro.

Zu einem professionellen Forderungsmanagement gehört es allerdings auch, in regelmäßigen Abständen Informationen einzuholen, selbst über langjährige Kunden. Eine Quelle können Wirtschaftsauskunfteien sein, die wichtige Parameter für die Bonität des Kunden überprüfen. Bei Unternehmen gehören hierzu Umsätze, Gewinne und Verluste, die Eigenkapitalquote, aber auch eidesstattliche Versicherungen und Inkassoverfahren. Aus diesen Informationen können für die tägliche Arbeit mit dem Kunden bestimmte Regeln aufgestellt werden, etwa die Festlegung eines Kundenlimits: Aufträge werden nur noch bis zu einem festgelegten Gesamtvolumen angenommen. Mit besonders schwierigen Kunden kann auch Vorkasse vereinbart werden.

Höflichkeit steht an erster Stelle

Auch mit unterschiedlich langen Zahlungszielen und Skonto kann gearbeitet werden, um eine zügigere Zahlung zu motivieren. „Das sollte man schon vorher bei der Rechnung einpreisen“, sagt Berater Bernd Tovar. Doch sicherlich hängt die Handhabung immer auch vom Marktumfeld ab: Sind im Markt 30 Tage als Zahlungsziel die Regel, wird es sehr schwierig, eine kürzere Frist festzulegen.
Ob man sich wirklich Sorgen machen muss um sein Geld, lässt sich an verschiedenen Anzeichen ablesen. Misstrauisch werden sollte man, wenn die Zahlung immer weiter in die Zukunft verschoben wird. Auch regelrechte Hamsterkäufe sollten Unternehmer stutzig machen. Wenn der Kunde deutlich mehr Bestellungen aufgibt als gewöhnlich, kann dies darauf hinweisen, dass er sich mit Materialien oder Produkten eindecken will, bevor er dazu nicht mehr in der Lage ist.

Unter wirtschaftlichem Druck suchen Geschäftspartner auch häufiger nach Fehlern, um nicht bezahlen zu müssen. „Wenn bislang unkomplizierte Kunden dazu übergehen, jede Ware und jede Dienstleistung zu reklamieren, kann dahinter eine Verzögerungstaktik stehen“, sagt Wirtschaftsprüfer Norbert Nettekoven.

Ein weiterer Hinweis kann eine veränderte Kommunikation des Kunden sein. Wenn über mehrere Wochen der Geschäftsführer einer Firma nicht mehr erreichbar ist, er ein klärendes Gespräch in Vogel-Strauß-Manier scheut. „Dann kann es nötig sein, der Firma mal einen persönlichen Besuch abzustatten“, sagt Herzog. Im Fall der Fälle sollte man allerdings konsequent sein auch kleinere Beträge einfordern. „Andernfalls merken sich manche Kunden das und bezahlen dann absichtlich nicht.“ Ein günstigeres Darlehnen finden sie bei keiner Bank. Man sollte es ihnen also nicht zu leicht machen.

Henning Zander


Aus der Ausgabe 5 / 2009